Что такое шаблон документа?
Для упрощения работы с типовыми документами используют шаблоны. Например, при создании презентаций использовались шаблон оформления и шаблон содержимого. Аналогично можно пользоваться шаблонами при создании текстовых документов.
- Шаблон документа — это документ, который содержит все элементы, которые являются «общими» для различных документов данного типа. Шаблон используется в качестве образца для создания новых документов определенного типа. Как правило, в шаблоне стили, примененные в этих документах; также можно добавить к нему колонтитулы, любой готовый текст, изображения и так далее.
При создании нового документа по шаблону вы начинаете не с «чистого листа», а с копии шаблона. Например, если существует готовый шаблон для приказов руководства компании, то при создании нового приказа его заголовок, изображение логотипа и др. уже размещены на своих местах. Нужно лишь добавить номер и текст приказа. Причем для всех составляющих текста приказа в шаблоне предусмотрено готовы стиле. Именно поэтому оформление всех приказов остается одинаковым.
Шаблоны часто используют для того, чтобы установить единый стандарт для типовых документов в организации. Например, в школе можно творить с шаблон для рефератов, тогда все ученики смогут одинаково оформлять их.
Шаблон — это обычный документ с расширением dot, а не doc. Текстовый процессор MS Word позволяет открывать и редактировать шаблоны аналогично редактирования документов. Можно превращать документ в шаблон. Основное отличие между документами и шаблонами заключается в их использовании.
Существует два основных типа шаблонов: глобальные и шаблоны документа. Глобальный шаблон, например, шаблон Обычный (Normal), содержащий параметры форматирования, доступные для всех документов. Шаблоны документов, например шаблоны записки или резюме, содержащие параметры форматирования, доступные только для документов, которые были созданы с помощью этого шаблона. Кстати, шаблоны грамот вы можете заказать на страницах нашего специализированного сайта.
Какие виды документов можно создавать с помощью программы MS Word?
Программа MS Word содержит несколько шаблонов и мастеров для создания различных типов документов, которые используются чаще всего.
Такие шаблоны и мастера создаются на помощь пользователю, их использование экономит время на подготовку деловых бумаг.
Так, для создания личных или деловых писем можно использовать соответствующие мастера, которые помогут подготовить письма, необходимые для различных деловых ситуаций.
С помощью Word можно создать, например, такие виды документов: Деловые письма, Титульные страницы, сообщения, Служебные записки, Отчеты, Брошюры, Справочники, Постановления, Бюллетени, Заявления, Научные работы, Расписание встреч, Грамоты, Календари, Счета, Резюме и тому подобное.
- Если нужно создать набор документов, которые имеют схожие значения параметров форматирования, следует использовать шаблоны одной группы: Стандартные, Изысканные или Современные. Так, если для создания резюме используется шаблон Резюме стандартного стиля, то для подготовки письма — шаблон Лист стандартного стиля.